Dropbox on ensisijaisesti tapa jakaa tietokoneella olevia tiedostoja monen tietokoneen ja monen käyttäjän kesken. Tiedostojen sujuvaa muokkaamista varten kannattaa asentaa tietokoneelle Dropbox-sovellus. Sen myötä Dropbox-kansiot ja niiden sisällä olevat tiedostot näkyvät tietokoneella tavallisten kansioiden ja tiedostojen tapaan.
Jos sinulla ei ole ennestään Microsoftin toimisto-ohjelmia, voit saada ne käyttöösi Vihurin kautta.
Koska Dropbox ei sovellu hyvin siihen, että moni henkilö tekisi samanaikaisesti muokkauksia johonkin tiedostoon, sellaisia tilanteita varten käytämme Google-dokumentteja. Toistaiseksi Google-dokumentteina käsitellään vain hallituksen kokousten esityslistoja ja tehtävälista-taulukkoa. Kaikki muut hallituksen asiakirjat talletetaan Dropboxiin.
Dropboxissa oleviin tiedostoihin voisi liittää erillisiä kommentteja (muuttamatta mitenkään kyseisen tiedoston sisältöä), mutta sitä mahdollisuutta ei ole käytetty Vihurissa.
Dropboxin paras puoli, ja syy miksi se on kehitetty, on se että tietokoneella tietyssä dropbox-kansiossa olevat tiedostot synkronoituvat automaattisesti eri tietokoneiden kesken. Jos netti pätkii, synkronointi aloitetaan heti kun nettiyhteys on taas saatavilla. Tämä mahdollistaa Dropbox-jaettujen tiedostojen käytön myös ilman nettiyhteyttä.
Omat työtiedostot / Vihurin yhteinen Dropbox
Jos olet käyttänyt Dropboxia jo ennen kuin olit hallituksessa, sinulla saattaa olla jo ennestään Dropbox-kansio Vihuriin liittyville tiedostoille. Silloin kannattaa nimetä se Dropbox-kansio esim. nimellä ”Vihuri-oma”, ja Vihurin yhteinen Dropbox-sisältö kannattaa pitää kansiossa ”Vihuri-jaettu”.
HUOM: Huolehdi siitä, että kaikki tärkeät ja lopulliset Vihurin toimintaan liittyvät tiedostot tulevat talletetuksi Vihurin Dropboxiin. Omia Vihuriin liittyviä muistiinpanoja voit pitää muuallakin. On tärkeää, että kaikki ”hiljainen tieto” saadaan pidettyä seuran saatavilla myös siinä tilanteessa, jossa tietokoneesi vaikkapa hajoaisi.
Asetukset
Yksi käyttäjä voi asentaa Dropboxin ilmaiseksi enintään kolmelle eri laitteelle, esimerkiksi kahdelle eri tietokoneelle ja yhteen puhelimeen. Sen lisäksi käyttäjä voi mennä millä tahansa laitteella (esim tabletilla) tarkastelemaan Dropboxissa olevia tiedostoja selaimen kautta, osoitteessa dropbox.com.
Kun asentaa Dropboxia tietokoneelle, pääsee halutessaan valitsemaan, mitä kaikkea tuolle tietokoneelle synkronoidaan. Vihurin tapauksessa kannattaa ottaa kaikki Vihuriin liittyvät kansiot, vaikkei heti tuntuisi siltä että niitä tarvitsisi. Vaikka Vihurin Dropbox-kokonaisuudessa on tiedostoja jo aika pitkältä ajalta, se vie silti kohtuulliset 785 Mt tilaa.
Dropboxin asetuksiin pääsee asennuksen jälkeen Windows 11 -ympäristössä (ja Windows 10:ssä) oheisten ruutukaappausten osoittamaa reittiä. Dropbox on päivittänyt joitakin allaolevia asetuksia eri näköisiksi, mutta valinnat ovat edelleen samat kuin näissä kuvissa.
Dropboxissa oleviin tiedostoihin viittaaminen
Kun hallituksen jäsenet tallentavat Vihurin Dropboxiin tiedostoja (tai päivittävät niitä), tallennuspaikan tai tarkan tiedoston voi tarvittaessa ilmoittaa tähän tapaan: Tiedotus/dropbox-ohjeita-ja-asetuksia/dropbox-ohjeistus.txt. (Windows-ympäristössä käytetään \-merkkiä kansioiden välissä, mutta macissa ja selaimissa ei, joten kumpikin kauttaviiva on oikein.)
Dropboxissa oleviin kansioihin ja tiedostoihin voi myös viitata linkillä. Linkin saa tehtyä kyseisen kansion tai tiedoston kohdalla hiiren oikealla napilla ja valitsemalla Dropbox > Copy Dropbox link. Tuollaisia linkkejä voi tarvittaessa jakaa myös hallituksen ulkopuolisille henkilöille. He eivät koskaan voi muokata kyseisiä tiedostoja, ellei heille ole erikseen annettu siihen oikeuksia.
Kansiorakenne
Vihurin yhteisessä Dropbox-kansiossa on tällä hetkellä 36 kansiota, ja niissä on sitten vaihteleva määrä alakansioita. Päätason kansioita on joka jaokselle, ja lisäksi muita aiheita varten.
Älkäämme tehkö uusia päätason kansioita kevein perustein. Todennäköisesti hyvä tallennuspaikka löytyy jostain jo olemassa olevasta kansiosta.
Sivua on päivitetty viimeksi 23.12.2024.
